Da­ten­mi­gra­tio­nen sind in der Re­gel be­glei­ten­de Pro­jek­te bei der Ein­füh­rung neu­er Soft­ware wie z. B. ei­nes ERP-Sys­tems oder ei­ner CRM-Lö­sung. Lei­der wird das The­ma der Da­ten­mi­gra­tion in Ein­füh­rungs­pro­jek­ten oft erst re­la­tiv spät be­trach­tet, meis­tens erst kur­ze Zeit vor dem ge­plan­ten Echt­start. Dies gilt um­so mehr, wenn die Da­ten­mi­gra­tion von den­sel­ben Per­so­nen durch­ge­führt wird, die das neue Sys­tem vor­be­rei­ten. Auf­grund der in­ten­si­ven Be­ra­ter­tä­tig­keit bleibt sel­ten aus­rei­chend Zeit für die Vor­be­rei­tung der Da­ten­mi­gra­tion zu ei­nem frü­he­ren Zeit­punkt.

Der spä­te Zeit­punkt der Be­schäf­ti­gung mit der Da­ten­mi­gra­tion führt häu­fig da­zu, dass die Da­ten­mi­gra­tion un­ter dem Zeit­druck des na­hen­den Echt­start­ter­mins nicht mit der not­wen­di­gen Sorg­falt oder im wün­schens­wer­ten Um­fang er­folgt. Da­bei kann eine recht­zei­ti­ge Da­ten­mi­gra­tion po­si­ti­ve Ef­fek­te auf das Cus­to­mi­zing des neuen Sys­tems ha­ben.

Be­reits in ei­ner sehr frü­hen Pha­se des Cus­to­mi­zings des neuen Sys­tems wer­den die Stamm­da­ten mit ent­spre­chen­den Ei­gen­schaf­ten und Grup­pie­rungs­schlüs­seln fest­ge­legt. Un­mit­tel­bar da­nach kann be­reits pa­ral­lel zur ERP- bzw. CRM-Pro­jekt­ar­beit mit der For­mu­lie­rung der Um­set­zungs­re­geln der Da­ten­ aus dem Alt­sys­tem be­gon­nen wer­den. Je frü­her die ers­te Test­mi­gra­tion er­folgt, um so eher wer­den mög­liche Lüc­ken im Cus­to­mi­zing des neuen Sys­tems ent­deckt, da man bei der Mi­gra­tion un­wei­ger­lich auf die Da­ten der Son­der­fäl­le stößt, die beim Cus­to­mi­zing evtl. nicht be­dacht wur­den.

Die Er­fah­rung zeigt, dass eine recht­zei­ti­ge, pro­fes­sio­nel­le Da­ten­mi­gra­tion er­heb­lich zum Er­folg ei­ner Sys­tem­um­stel­lung bei­trägt. Nut­zen Sie un­ser Know-how, um un­ter bes­ten Vor­aus­set­zun­gen mit Ih­rem neu­en Sys­tem zu star­ten.

Die Aus­wahl der Da­ten, die Sie in Ihr neues Soft­wa­re­sys­tem mi­grie­ren, be­stimmt we­sent­lich, wie schnell sich die durch Ih­ren Sys­tem­wech­sel ge­wünsch­ten po­si­ti­ven Ef­fek­te ein­stel­len. Viel zu oft be­schränkt man sich bei der Da­ten­mi­gra­tion auf die Stamm­da­ten des Alt­sys­tems wie Ar­ti­kel­stamm, Ma­te­rial­stamm, Stück­lis­ten, Ar­beits­plä­ne so­wie Lie­fe­ran­ten- und Kun­den­stamm.

Be­we­gungs­da­ten wie Kun­den­auf­trä­ge, Lie­fe­ran­ten­be­stel­lun­gen und -ab­ru­fe, Fer­ti­gungs­auf­trä­ge, La­ger­be­we­gun­gen und vie­le his­to­rische Da­ten wer­den nur sel­ten über­nom­men. Meis­tens wer­den die­se Da­ten aus Zeit­man­gel der Pro­jekt­be­tei­lig­ten nicht mi­griert. Oft wird argumentiert, dass man bei Be­darf noch im Alt­sys­tem nach­se­hen kann. Statistiken werden in eine um­fang­rei­che Ex­cel­da­tei exportiert, in der man mü­he­voll die ge­such­ten Da­ten re­cher­chie­ren könn­te. Die Er­fah­rung zeigt, dass die­se Alt­da­ten­re­cher­chen au­ßer­halb des neu­en Sys­tems in der Re­gel nicht er­fol­gen, da sie für den Be­nut­zer ein­fach zu auf­wen­dig sind oder ihn kom­plett über­for­dern.

Im Er­geb­nis kann man fest­stel­len, dass in vie­len Fäl­len, in de­nen auf die Da­ten­mi­gra­tion der Be­we­gungs­da­ten ver­zich­tet wur­de, wich­ti­ge Er­fah­rungs­wer­te der letz­ten Jah­re weit­ge­hend ver­lo­ren ge­hen und mit Ih­nen die Ba­sis für wich­ti­ge Ent­schei­dun­gen im lau­fen­den Ta­ges­ge­schäft. Die ge­wünsch­ten po­si­ti­ven Ef­fek­te des Sys­tem­wech­sels wer­den durch die­sen Ver­lust meist so­lan­ge zu­nich­te ge­macht, bis sich im neu­en Sys­tem nach ca. zwei bis drei Jah­ren ent­spre­chen­de Da­ten an­ge­sam­melt ha­ben. Die Mit­ar­bei­ter sind nach ei­ner Sys­tem­um­stel­lung oft frus­triert und kön­nen den Nut­zen nicht nach­voll­zie­hen. Ihre täg­li­che Ar­beit wird nach der Umstellung durch den Zu­satz­auf­wand der Re­cher­che in zwei Sys­te­men be­stimmt. Die hier ver­schwen­de­te Ar­beits­zeit kann sinn­vol­ler zur op­ti­ma­len Nut­zung der neu­en, mo­der­nen Soft­wa­re ge­nutzt wer­den.

Die rich­ti­ge Aus­wahl der zu mi­grie­ren­den Da­ten trägt al­so ei­nen er­heb­li­chen Teil zum Er­folg ei­ner Sys­tem­um­stel­lung bei, ins­be­son­de­re in den ers­ten Jah­ren nach der Um­stel­lung. Da­rü­ber hin­aus er­höht sie die Ak­zep­tanz des neu­en Sys­tems bei den Be­nut­zern deut­lich. Sie werden bei ei­ner Sys­tem­um­stel­lung ex­trem stark durch die Ver­än­de­rung Ih­rer Ar­beits­werk­zeu­ge ge­for­dert und soll­ten nicht zu­sätz­lich mit Un­weg­bar­kei­ten durch Re­cher­chen in Alt­da­ten be­las­tet wer­den.